Nhận định Outsource là gì? Lợi ích, hạn chế của doanh nghiệp sử dụng thuê ngoài

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh đầy gay gắt, hàng loạt bài toán được đưa ra cho các nhà quản trị làm cách nào để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả nhất. Outsource được xem là phương pháp tối ưu giải quyết những khủng hoảng về nhân lực, tiết kiệm chi phí. Thực tế có phải như thế không và Outsource cụ thể là gì? Cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé!

I. Outsource là gì?

1. Khái niệm

Thuê ngoài (Outsourcing) là hoạt động kinh doanh mà các doanh nghiệp thuê một công ty bên ngoài thực hiện các dịch vụ, công việc mà vốn dĩ được thực hiện bởi chính nhân viên của công ty. Thuê ngoài là một hoạt động thường được các công ty thực hiện như một biện pháp cắt giảm chi phí, nâng cao chất lượng công việc. Như vậy, việc này có thể ảnh hưởng đến rất nhiều công việc, từ hỗ trợ khách hàng, sản xuất cho đến văn phòng hậu thuẫn.

2. Lý do để doanh nghiệp lựa chọn Outsource

Doanh nghiệp cân nhắc Outsource khi nguồn nhân lực trong doanh nghiệp thiếu hụt trong khoảng thời gian ngắn hoặc để tiết kiệm chi phí khi có số lượng đơn hàng vượt ngoài khả năng đáp ứng sản xuất từ bên trong. 

Outsource được các doanh nghiệp sử dụng khi so sánh chi phí biên giữa thuê thêm nhân viên để hoàn tất công việc hay chọn gia công từ bên ngoài. Đây dần trở thành một xu thế phổ biến tại các doanh nghiệp ở Việt Nam khi giải quyết các vấn đề ngắn hạn. 

Bên cạnh những lợi ích trên phương diện tài chính, Outsource còn giúp cho doanh nghiệp tăng khả năng chuyên môn hoá:

• Hợp tác với những công ty khác có lợi thế so sánh. 
• Nâng cao kỹ năng chuyên môn hoá từ nguồn lực bên trong.
• Giảm thiểu và chia sẻ rủi ro cho những đơn hàng lớn.
• Đẩy nhanh tiến độ hoàn thành công việc.

3. Yếu tố cần thiết để thuê ngoài thành công cho doanh nghiệp

Khi tư duy kinh doanh của các doanh nghiệp không chỉ gói gọn trong việc xử lý khủng hoảng nhân lực, mà còn mang tầm nhìn chiến lược hơn về vấn đề thuê ngoài dịch vụ. Từ đó các nhà quản trị có thể tập trung nhân lực dành cho những hoạt động mang lại giá trị cạnh tranh so với các đối thủ. Tuy nhiên các doanh nghiệp cần lưu ý khi sử dụng Outsource:

• Mục đích cho việc thuê bên ngoài là làm cho doanh nghiệp chuyên môn hoá, nổi bật hơn. 
• Doanh nghiệp có được những kế hoạch cụ thể bám sát chiến lược phát triển sản phẩm chính. 
• Quản lý, theo dõi được nguồn lực bên ngoài bằng các thỏa thuận, hợp đồng giữa các bên liên quan. 
• Mở rộng mối quan hệ, có được sự can thiệp hỗ trợ từ các nhà quản lý Outsource nhiều kinh nghiệm. 
• Cân bằng được nguồn vốn đầu tư và tài trợ của doanh nghiệp trong ngắn hạn. 

II. Lợi ích của doanh nghiệp khi sử dụng Outsource

1. Chuyên môn hóa cao

Trong môi trường đầy cạnh tranh, chuyên môn hoá là yếu tố mà các doanh nghiệp luôn tận dụng để tối ưu hoá vị thế của mình. Sử dụng nguồn nhân lực bên ngoài giúp các nhà quản trị có thể tập trung đưa ra những chiến lược giúp phát triển những điểm mạnh của mình hơn.

2. Tiết kiệm chi phí

Tối thiểu hoá chi phí là một trong những yếu tố hàng đầu khi đầu tư, việc sử dụng Outsource giúp doanh nghiệp không chỉ được hưởng lợi từ việc chi trả ít hơn cho bên thứ ba, còn có thể cắt giảm được phần chi phí đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, thuế thu nhập cá nhân đối với nhân viên chính thức. 

3. Hiệu suất lao động cao

Đối với các bên cho thuê nhân lực, cách tổ chức và sắp xếp nhân lực của họ được đào tạo bài bản, chuyên nghiệp, do đó với khối lượng công việc lớn họ vẫn có thể hoàn thành theo đúng hợp đồng, cam kết ban đầu cho bên thuê. Từ đó hiệu suất của các doanh nghiệp sử dụng Outsource cũng được đẩy lên cao hơn. 

4. Tiết kiệm diện tích làm việc

Tại các thành phố lớn, mặt bằng, môi trường làm việc cũng tốn một chi phí không nhỏ. Khi thuê ngoài, bài toán này sẽ được giải quyết. Không chỉ khu vực làm việc cho nhân viên mà còn các văn phòng phẩm, thiết bị phục vụ cho công việc cũng được tiết kiệm không ít. 

5. Tiết kiệm thời gian mà vẫn đảm bảo chất lượng

Hiệu suất lao động nâng cao giúp rút ngắn thời gian hoàn thành tiến độ công việc. Đối với các bên cho thuê chuyên nghiệp, họ có thế mạnh trong lĩnh vực đó, điều này giúp dự án hoàn thành nhanh hơn nhưng vẫn đảm bảo được chất lượng thi công. 

6. Tiếp cận được các nguồn công nghệ hiện đại

Trong thế giới phẳng, khi mà công nghệ luôn được cập nhật mỗi ngày, việc đầu tư cho dây chuyền sản xuất hiện đại rất tốn kém, chưa kể đến yếu tố thời gian vận chuyển,… Thuê bên ngoài là một giải pháp tiện lợi và hữu ích. Các nhà quản trị cũng dễ dàng tiếp cận được công nghệ hiện đại được cung cấp phù hợp với mục tiêu mong muốn với chi phí không quá lớn. 

7. Đảm bảo công việc vận hành hiệu quả

Đối với những dự án đòi hỏi tính liên tục, diễn ra trong một thời gian dài, nếu doanh nghiệp sử dụng nhân viên chính thức thì sẽ phải đối diện với những sai số từ việc nghỉ phép, nghỉ ốm, thai sản,… khiến cho công việc khó mà liên thông, đảm bảo đúng thời gian dự kiến. Outsource cung cấp nguồn nhân lực ổn định, đảm bảo đúng tiến độ công việc và vận hành hiệu quả. 

III. Hạn chế của doanh nghiệp khi sử dụng Outsource

1. Vấn đề bảo mật

Khi sử dụng Outsource, doanh nghiệp chấp nhận chia sẻ thông tin với bên thứ ba. Vì là thuê bên ngoài, khó có thể kiểm soát được nguồn nhân lực nên rủi ro có thể đến từ các đối thủ cạnh tranh trực tiếp, gián điệp công nghiệp. Vấn đề bảo mật thông tin là điều cần cân nhắc lớn nhất khi doanh nghiệp quyết định sử dụng thuê bên ngoài. 

2. Chi phí

Với mục đích chính là tiết kiệm chi phí khi chọn outsource, nhưng nếu nhà quản trị không linh hoạt được trong việc cam kết, lựa chọn bên thứ 3 dễ xảy ra tình trạng phát sinh chi phí ngoài kế hoạch khiến chi phí bị đẩy lên cao hơn so với sử dụng nguồn nhân lực của doanh nghiệp. 

3. Trách nhiệm

Vì công việc được phân chia sang bên cho thuê ngoài, doanh nghiệp khó kiểm soát được phần trách nhiệm vô hình không có trên hợp đồng. Trong trường hợp hy hữu, bên thứ 3 tuyên bố phá sản, rủi ro lúc này bên thuê outsource cũng phải chia sẻ khi chưa hoàn thành công việc. 

4. Chất lượng

Cần thời gian để các nhân viên thuê ngoài thích ứng được với quá trình, hệ thống làm việc của doanh nghiệp, do đó có thể mất thời gian và chất lượng công việc cũng có thể không được đảm bảo. 

Trên đây là giải thích và ý nghĩa của outsource trong môi trường kinh doanh, còn chần chờ gì mà không thêm nó vào từ điển kinh tế học của mình. Chúc các bạn thành công!