Nhận định VBA là gì? Có lợi ích gì? Một số kiến thức cơ bản về VBA Excel

VBA có lẽ là một khái niệm xa lạ với nhiều người vì ít được nhắc đến. Tuy nhiên, nếu như bạn biết về VBA thì sẽ giúp ích được rất nhiều trong công việc, nhất là những công việc văn phòng cần dùng đến Excel. Dưới đây là bài viết chi tiết về VBA là gì? Có lợi ích gì? Một số kiến thức cơ bản về VBA Excel.

1. VBA là gì?

VBA (Visual Basic Application) là một chương trình nhỏ trong Microsoft Office. Người ta cũng thường gọi bằng một tên khác là VBA Macro.

Thay vì bạn phải thao tác lặp đi lặp lại ở một vùng dữ liệu trên Excel thì VBA sẽ giúp bạn tự động hoá mọi thứ. Ví dụ bạn phải thực hiện 10 thao tác trong Excel lần lượt một cách thủ công (nhập chữ, nhập số, chọn ô, định dạng ô, định dạng cột…) rất mất thời gian thì giờ đây bạn chỉ cần nhập một dòng lệnh VBA. Tất cả sẽ được tự động thực hiện trong vòng 1 cú click chuột trên máy tính.

VBA chương trình lập trình trong Excel

Việc tận dụng VBA có thể mang lại cho bạn những hữu ích như:

+ Rút ngắn được thời gian làm việc. Bạn không phải làm đi làm lại 1 thao tác nhàm chán trong Excel mỗi ngày.

+ Hạn chế sai sót khi xử lý những file Excel chứa quá nhiều con số khiến cho việc tính toán sẽ sai lệch.

+ Khắc phục khó khăn khi làm báo cáo chứa nhiều công thức và trình bày chúng trở nên đẹp mắt, khoa học.

+ Không phải copy paste thủ công từng file Excel nhỏ vào một file lớn,…

Một số ứng dụng của VBA:

– Tùy chỉnh các Sheet một cách linh hoạt

Với những file Excel có rất nhiều Sheet, việc tìm kiếm và di chuyển giữa các Sheet là rất khó khăn, đôi khi nhập nhầm dữ liệu của cái này thành cái kia. Nhưng nếu xóa bớt Sheet thì sẽ làm mất dữ liệu.

VBA sẽ giúp bạn Ẩn hoặc hiện các Sheet một cách linh hoạt mà không làm mất đi dữ liệu. Bạn làm việc với Sheet nào thì chỉ cần mở Sheet đó ra, không thì ẩn đi để tránh rắc rối.

– Làm báo cáo tự động

Việc làm báo cáo trở thành ám ảnh với nhiều nhân viên văn phòng vì độ phức tạp và dễ sai sót khi tổng hợp.

Chức năng Advanced Filter của VBA sẽ tự động trích lọc dữ liệu trong Excel và đưa ra báo cáo tự động dựa trên số liệu mà bạn thu thập hằng ngày.

Dùng VBA để làm báo cáo

– Lọc những danh sách bị trùng

Thay vì phải căng mắt để dò một danh sách dài trong Excel để tìm những danh mục bị trùng thì giờ đây VBA sẽ tự động hóa thao tác này bằng Advanced Filter, hay Remove Duplicates.

Bạn sẽ nhập mã code trong VBA và nhấp chuột, danh sách của bạn sẽ được tự động bỏ ra các giá trị trùng.

– Thu thập và quản lý thông tin nhân viên, thành viên, học sinh

Bạn đang có một file Excel tổng hợp danh sách nhân viên, thành viên hay học sinh do mình quản lý. Khi cần bạn có thể dễ dàng tra cứu thông tin của họ nhanh chóng bằng VBA. Bạn chỉ cần nhập tên, ngay lập tức những thông tin liên quan của người đó như họ tên, ngày sinh, số điện thoại, hình ảnh… của người đó sẽ hiện ra.

VBA giúp quản lý thông tin nhân viên dễ dàng

– Gộp nhiều file nhỏ vào 1 file lớn

Bình thường nếu như bạn muốn gộp nhiều file lại thì sẽ copy paste từng file Excel rất tốn thời gian. VBA sẽ tự động xử lý hàng trăm file và gộp lại vào 1 file duy nhất cho bạn trong vòng một nốt nhạc.

– Xuất hàng trăm file Excel ra định dạng PDF nhanh chóng

Nếu như bạn muốn xuất nhiều file Excel ra thành định dạng PDF để in ấn, trích xuất, lưu trữ thì sẽ mất rất nhiều thời gian vì bạn làm từng trang một. Cách nhanh nhất là tận dụng mã lệnh trong VBA, một việc sẽ cực nhanh và hoàn toàn tự động

– Thu gọn công thức trong file

Đôi lúc bạn sẽ gặp nhiều file Excel có hàng dãy công thức dài dòng rắc rối và bạn muốn rút gọn nó mà vẫn giữ nguyên kết quả. Tưởng chừng như rất vất vả nhưng lại đơn giản khi bạn biết tận dụng VBA. File Excel của bạn sẽ trở nên gọn nhẹ hơn rất nhiều mà không làm thay đổi kết quả của nó.

2. Hệ thống kiến thức cơ bản của VBA Excel

Dưới đây hệ thống các kiến thức cơ bản của VBA giúp bạn tăng hiệu suất làm việc lên nhiều lần.

+ Function & Sub: Function cho phép người dùng trả về một giá trị còn Sub thì không.

+ Event (sự kiện trong Excel): Là hành động của người dùng sau đó dùng code để thực hiện các thao tác khi thực hiện các sự kiện có sẵn.

+ Userform: Là nút bấm, box nhập liệu, nhãn,… giúp thiết kế giao diện một cách đẹp mắt và chuyên nghiệp.

+ Loop (vòng lặp): Cho phép người dùng lặp lại thao tác trong 1 vùng ô với mấy dòng lệnh đơn giản.

Giao diện làm việc VBA Macros

+ If then Statements: Giống như hàm If trong Excel để so sánh điều kiện có thoả mãn hay không.

+ Variables: Là một loại biến trong lập trình Excel.

+ Range object: Tham chiếu đối tượng và vùng tương ứng với một ô hoặc một vùng ô trong excel.

+ Workbook và Worksheet: Phạm vi áp dụng các lệnh VBA Excel trong toàn bộ workbook hay chỉ worksheet.

+ Tạo một Macros: Ta có tự động hoá một nhiệm vụ với nhiều thao tác bằng cách tạo ra một Macros trong Excel.

+ Msgbox: Khi thực hiện các lệnh trong Macros. Cảnh báo người dùng việc họ đã nhập sai dữ liệu chuẩn, theo dõi việc thực hiện thao tác nào đó.

3. Lợi ích khi sử dụng VBA trong Excel

Việc sử dụng thành thạo VBA sẽ giúp bạn những lợi ích sau:

– Tự động hoá mọi thứ trong Excel dễ dàng. Bạn chỉ cần nhập dữ liệu và bảng, lệnh VBA sẽ tự động thực hiện mọi thao tác như tính lương, báo cáo, phân tích,… Chỉ cần một nút bấm duy nhất và không bao giờ sai.

– Định nghĩa các hàm mới cho bạn. Người dùng có thể tự định nghĩa các hàm do mình viết ra để áp dụng trong nhiều trường hợp. Bạn có thể tạo ra 1 lệnh mới để tình lương của nhân viên, thêm ký tự, lấy kết quả sau dấu phẩy,… Mặc dù Excel cũng có tính năng này nhưng nếu bạn thấy muốn có một chức năng cụ thể hơn với công việc của bạn thì hãy sử dụng VBA.

Sử dụng VBA giúp nhập liệu dễ dàng hơn

– Giúp bạn xây dựng hành động khác nhau dựa vào dữ liệu khác nhau. Ví dụ như thêm logic (câu lệnh If) và vòng lặp (hành động lặp lại vào Macro của bạn.

– Xây dựng giao diện trực quan, giúp người dùng dễ dàng tương tác với các Macro của bạn.

– Khai thác hầu hết mọi tài nguyên trên máy tính và internet bằng cách sử dụng các thư viện DLL bên ngoài. Như: Truy cập các dịch vụ web và cơ sở dữ liệu trên máy chủ, phân tích tệp XXL, tương tác với Microsoft Office.

4. Lập trình VBA Excel dành cho ai? Có khó không?

Bất kỳ ai làm việc nhiều với Excel thì cũng đều học được VBA. Việc tận dụng VBA sẽ mang lại nhiều lợi ích cũng như tăng hiệu suất làm việc.

Những người hay sử dụng VBA nhất là: Nhà phân tích dữ liệu, chủ doanh nghiệp, quản lý, kế toán, nhân sự, nhà khoa học, những người được đào tạo lập trình về VBA.

Những người thường xuyên sử dụng VBA

Cung cấp thêm thông tin cho bạn về chương trình học VBA. Thông thường thì sẽ học 2 cấp độ:

– Cấp độ 1: Là khả năng ghi Macro bằng trình ghi Macro. Và vận dụng một số chức năng Excel nâng cao

– Cấp độ 2: Là khả năng lập trình, chỉnh sửa code bên trong VBA Editor.

Cấp độ 1 bạn có thể tự học thông qua video, các hướng dẫn. Nhưng ở cấp độ 2 cần một người am hiểu về VBA để dạy bạn. Vì vậy, khó hay không là do sự kiên trì và việc tìm được người hướng dẫn bạn.

Xem thêm