ERP – Phần mềm quản trị doanh nghiệp đã được nhiều doanh nghiệp Việt Nam đưa vào sử dụng nhưng vẫn chưa được phổ biến rộng rãi. Tuy nhiên giá trị của nó đem lại đã được chứng minh là rất lớn cho các hoạt động quản lý cũng như đưa ra các chiến lược phát triển của doanh nghiệp nước ngoài.
Contents
Tổng quan về ERP
Phần mềm ERP là mô hình công nghệ all-in-one, gồm nhiều ứng dụng hay các module nhằm mục đích liên kết giữa các bộ phận của doanh nghiệp cũng như tự động hóa hoạt động liên quan đến tài nguyên doanh nghiệp. Thêm vào đó, hệ thống này cung cấp cho doanh nghiệp hệ thống quản lý theo chuẩn quốc tế, nâng cao khả năng điều hành doanh nghiệp của nhà quản lý cũng như tác nghiệp của nhân viên.
Đang xem: Erp là gì
Đặc điểm đặc trưng của ERP
Khả năng đồng bộ: Một phần mềm ERP phải đảm bảo kết nối được với mọi phòng ban cũng như quy trình kinh doanh trong doanh nghiệp. Khả năng liên kết của hệ thống ERP được xét qua ba khía cạnh chính: IT (đảm bảo được kết nối đồng bộ giữa phần mềm và phần cứng một cách ổn định); Liên tổ chức (đảm bảo sự liên kết của hai hay nhiều phòng ban riêng biệt); và Sự phối hợp của project team với các quy trình kinh doanh khác.
Sự linh hoạt: Là khả năng cập nhật thông tin nhanh chóng giúp các phòng ban để có những thay đổi hợp lý và kịp thời theo thời gian thật, đảm bảo vận hành hoạt động có ít độ trễ nhất. Bên cạnh đó, cơ sở dữ liệu phải là Open-source có khả năng chỉnh sửa hay thiết kế các phần mềm phù hợp với từng loại mô hình doanh nghiệp.
Sự khác biệt giữa ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ
Sự khác biệt của phần mềm ERP và phần mềm quản lý riêng lẻ
Sự khác biệt cơ bản nhất giữa phần mềm ERP và các phần mềm quản lý riêng lẻ chính là sự tích hợp. Thông thường mỗi phòng ban trong công ty sẽ sử dụng phần mềm quản lý độc lập (phần mềm kế toán, phần mềm bán hàng, phần mềm quản lý nhân sự,…), việc chuyển thông tin giữa các bộ phận chủ yếu vẫn bằng cách thủ công (copy file, gửi folder qua email hay usb,…). Hình thức này khó kiểm soát, không đảm bảo tính bảo mật, và hiệu suất thấp.
ERP chỉ là một phần mềm duy nhất nhưng cung cấp các module đầy đủ các chức năng tương tự các phần mềm quản lý riêng lẻ. Hơn hết các module này có tính tích hợp cao, giúp các thông tệp dữ liệu đều sử dụng “ngôn ngữ” chung, tránh tình trạng file của phần mềm quản lý riêng lẻ này lại là một “người lạ” trong phần mềm của bộ phận khác.
Thêm vào đó, phần mềm ERP cung cấp các module đặc dụng cho từng bộ phận của doanh nghiệp, cũng như xử lý các quy trình sản xuất theo quy trình chuyên nghiệp. Một điểm đáng chú ý nữa của ERP là việc thu thập các thông tin chi tiết từ nhiều bước trong quy trình khác nhau, giúp tăng hiệu quả quản lý rất cao cho doanh nghiệp.
Tóm lại, ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình một cách chuyên nghiệp.
Lợi ích của ERP mang lại cho doanh nghiệp
Đáp ứng nhu cầu chung cho các nhân viên
Cốt lõi của một phần mềm ERP là giảm thiểu quy trình thu công bằng tự động hóa trong công việc, việc cung cấp thông tin hay quyền truy cập cho nhân viên sẽ được phân bổ trên ERP dễ dàng. Nhân viên sẽ nhận được các thông tin cơ bản như bộ phận mình làm việc, lương thưởng, bảng chấm công, kho tài liệu (quy định công ty, mẫu hợp đồng, tài liệu đào tạo,…). Thêm vào đó là việc phân quyền truy cập dữ liệu công ty theo cấp bậc của nhân viên, giúp kiểm soát những tài liệu quan trọng hay theo dõi được công việc của nhân viên.
Tăng hiệu suất sản xuất và xác định rõ ràng quy trình kinh doanh
Hệ thống phân hệ của ERP yêu cầu xác định quy trình kinh doanh rõ ràng, đòi hỏi phải phân công công việc đầy đủ, điều này sẽ tạo ra quy trình làm việc liền mạch và không rối rắm.
Xem thêm: Game Playstation Là Gì – 10 Câu Hỏi Thường Gặp Trên Playstation Store
“Nếu doanh nghiệp xuất hiện các tình huống xấu như thời gian đóng sổ cuối năm của doanh nghiệp vượt quá 30 ngày, hoặc khi doanh nghiệp không biết được các số liệu về hàng tồn, hoặc lượng vật tư dự trữ cho kế hoạch sản xuất, hoặc các lãnh đạo khi đi công tác mà vẫn phải liên lạc với công ty mỗi 15 phút để nhắc nhở… thì nên ứng dụng hệ thống ERP”-Tập đoàn PwC
Việc chuẩn hóa quy trình kinh doanh trong hệ thống ERP đồng thời sẽ đưa các kế hoạch sản xuất theo đúng quy trình. Ví dụ nếu không có quy trình này rất dễ tính toán sai và thắt cổ chai kế hoạch sản xuất, rồi không tận dụng hết công suất của máy móc và nhân công. Tóm gọn lại, hệ thống ERP giúp xác định rõ ràng quy trình kinh doanh, tăng hiệu quả xuất nhân lực và giảm chi phí hoạt động sản xuất.
Xử lý đơn hàng hoàn chỉnh
Quá trình từ khi nhận đơn hàng cho đến khi xuất hóa đơn và ghi nhận doanh thu sẽ được cải thiện bởi ERP. Cụ thể, nhân viên sẽ nhân được thông tin đầy đủ khi nhập đơn hàng vào hệ thống ERP như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử mua bán từ phân hệ tài chính, lượng hàng tồn kho từ phân hệ kho, hay lịch trình giao hàng từ phân hệ cung ứng.
Hạn chế sai lầm trong việc nhập dữ liệu
Có nhiều sự cố đã từng xuất hiện khi chuyển dịch dữ liệu qua từng bộ phận, như khi hóa đơn phòng kinh doanh là “16” đơn hàng nhưng nét chữ không rõ ràng dẫn đến kế toán nhập thành “10” đơn hàng, hay nhầm lẫn khi điền sai tên, địa chỉ khách hàng. Việc này ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động cũng như danh tiếng của công ty. Nhờ ERP mọi công việc đều đã được đưa lên hệ thống ngoài ra tài liệu sẽ được chia sẻ giữa các phòng ban, tiết kiệm nguồn nhân lực và giảm thiểu sai sót không đáng có.
Nghiệp vụ kế toán tin cậy
Hệ thống ERP cung cấp module kế toán giúp công ty giảm thiểu nhầm lẫn mà nhân viên có thể gây ra trong hạch toán thủ công. Các phần mềm hoặc phân hệ kế toán này thường được thiết kế theo quy chuẩn quốc tế, nhưng hiện nay nhiều công ty đã có những thiết kế riêng theo đúng quy chuẩn kế toán Việt Nam như tienkiem.com.vn.
ERP còn có hạn chế gì?
Hệ thống ERP đem lại nhiều lợi ích lớn cho doanh nghiệp, xong mọi người cũng cần chú ý đến nhược điểm và rủi ro của hệ thống này. Những nhược điểm sau đây người mua có thể gặp phải khi đang triển khai một hệ thống ERP mới:
Chi phí của một phần mềm ERP
Hệ thống ERP sẽ tiêu tốn ngân quỹ của công ty một khoản lớn nếu không thực hiện nghiêm túc tất cả các bước chuẩn bị. Ngoài ra, nếu triển khai phần mềm ERP truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải chi trăm triệu đồng chỉ để có một bản giấy phép duy nhất. Chỉ riêng chi phí trả trước cho một hệ thống ERP đã khá cao và sẽ là điều đáng lo ngại cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nhưng có một cách giải quyết là sử dụng giải pháp điện toán đám mây (cloud ERP), những doanh nghiệp vừa và nhỏ chỉ cần thanh toán một khoản tiền hàng tháng.
Cần nhiều thời gian và nhân lực để triển khai
Việc hoàn thiện triển khai hệ thống và đi vào hoạt động một cách suôn sẻ đòi hỏi tốc độ triển khai của bên cung ứng và thời gian làm quen phần mềm ở doanh nghiệp. Và hai việc này đều khá tốn thời gian.
Trong khi tiền đầu tư hệ thống ERP đã là một khoản đầu tư, thì quá trình triển khai cũng có thể tốn thêm gấp 4 lần tiền nếu không được theo dõi sát sao. Việc triển khai này sẽ trực tiếp tác động tới toàn bộ doanh nghiệp vì sự phức tạp ban đầu và dẫn đến chỉ số ROI thấp nếu không có lộ trình phù hợp, ngân sách đầu tư về việc mở rộng và nâng cấp hệ thống chính xác.
Xem thêm: Cách Chơi The Flash Liên Quân 2021, Cách Lên Đồ The Flash Mùa 17
Mô hình ERP phù hợp với doanh nghiệp như thế nào?
Doanh nghiệp thường quan tâm đến kết quả đầu tư hay chỉ số hồi vốn ROI (Return on Investment), và sẽ đặt câu khi nào sẽ thu được lợi từ ERP và bao nhiêu? Vậy nên việc lựa chọn một mô hình ERP phù hợp là điều cần thiết.
