Nhận xét KPI là gì? Phân loại KPI? Quy trình xây dựng hệ thống KPI chung

Chỉ số KPI hiện nay đã tương đối quen thuộc trong các công việc liên quan tới kinh doanh, dự án, nhân sự, quản lý,… Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu về KPI là gì? Làm thế nào để xây dựng hệ thống chỉ số KPI? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết này nhé!

1. KPI là gì?

KPI là viết tắt của Key Performancce Indicators có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, là công cụ đo lường, đánh giá hiệu quả công việc được thể hiện qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân.

Mục đích

KPI cho thấy hiệu quả hoạt động về kinh doanh của một doanh nghiệp cũng như để đánh giá xem mức độ hoàn thành công việc của nhân viên có đạt được mục tiêu hay không.

Đối với doanh nghiệp

– Nâng cao hiệu quả của đánh giá thực hiện công việc.

– Theo dõi đánh giá thực hiện công việc trở nên minh bạch, rõ ràng, cụ thể.

– Đảm bảo mục tiêu có thể hoàn thành đúng như kỳ vọng.

Đối với nhân viên

– Hiểu được mức độ hoàn thành công việc so với mục tiêu đề ra.

– Thực hiện đúng các trách nhiệm trong bảng mô tả công việc.

– Tạo động lực làm việc, hướng tới thực hiện mục tiêu.

2. Phân loại KPI

– KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến lược

Đây là mục tiêu gắn liền với các mục tiêu chiến lược dài hạn của doanh nghiệp.

Các KPI mang tính chiến lược như: lợi nhuận, doanh thu, thị phần,… nếu không đạt được thì có thể công ty sẽ phải chịu ảnh hưởng nặng nề. Nên loại KPI này khá quan trọng vì sự ảnh hưởng trực tiếp của nó đến toàn bộ công ty.

Ví dụ: KPI chiến lược là phải đạt doanh số 10 tỷ tháng và mỗi năm 120 tỷ, không đạt được mục tiêu đó thì có khả năng công ty sẽ bị ảnh hưởng, nhà đầu tư rút vốn, giám đốc Sales và giám đốc Marketing bị cho thôi việc.

– KPI được gắn với mục tiêu mang tính chiến thuật

Đây là mục tiêu được tạo ra nhằm áp dụng, đánh giá các phương pháp thực hiện để có thể đạt được các mục tiêu chiếc lược đề ra.

Ví dụ: KPI mỗi tháng phải kéo được 50,000 traffic cho website. Tuy nhiên dù lượng traffic này có đạt được chỉ tiêu thì điều này cũng không thể đảm bảo được rằng công ty vẫn đạt được doanh số.

KPI ở đây là một chỉ số mang tính đo lường và phát triển tính hiệu quả của chiến thuật. (Traffic tăng lên > Nhiều người sẽ biết đến sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp > Tăng khả năng chốt sales > Tăng doanh thu cho doanh nghiệp).

3. Ưu, nhược điểm của chỉ số KPI

Ưu điểm

– KPI mang lại cái nhìn nhanh chóng về một mục tiêu cụ thể trong một dự án.

– KPI thường dưới định dạng con số cụ thể, định lượng, đi kèm dữ liệu, do đó giúp nhà quản lý dễ dàng đọc hiểu.

– KPI giúp thành tích của cá nhân trở nên trực quan. Từ đó sẽ triển khai các chương trình khen ngợi, thưởng, tuyên dương, động viên, nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên.

– KPI trở thành những mục tiêu SMART, giúp tập thể có các “đích đến” chung để có thể phấn đấu trong công việc.

Nhược điểm

– Để có thể xây dựng được hệ thống KPI đạt được hiệu quả tốt, yêu cầu người lập KPI phải có chuyên môn cao, hiểu biết rõ về KPI, từ đó mới có thể xây dựng và áp dụng một cách khoa học nhất.

– Hiệu quả của KPI sẽ không cao khi được áp dụng trong thời gian dài.

4. Các loại KPI

KPI có thể thuộc ba loại như sau:

Loại KPI	Hệ thống KPI tập trung đầu ra	Hệ thống KPI hành vi	Hệ thống KPI năng lực
Đối tượng	– Dùng cho các chuyên viên nhân sự.	– Dùng cho các chuyên viên nhân sự Việt Nam.	– Tập trung chú trọng vào người nhân viên.
Mục đích	– Cho phép thực hiện công tác đánh giá công việc nhanh và hiệu quả.	– Cho phép thực hiện công tác đánh giá tại các vị trí công việc khó đo lường như vị trí chuyên viên dịch vụ khách hàng,…	– Cho phép tìm ra nguyên nhân thay vì chú trọng vào kết quả để thực hiện đánh giá.

5. Quy trình xây dựng hệ thống chỉ số KPI

– Xác định chủ thể xây dựng KPI

Chủ thể xây dựng KPI có thể là trưởng bộ phận, quản lý, các phòng, ban,… Dù là ai thì cũng đều phải là người có chuyên môn cao, nắm rõ được mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức. Đồng thời cũng phải phải hiểu rõ về KPI.

Ngoài ra để đảm bảo được tính thống nhất, hiệu quả thì cũng cần nhận được sự góp ý từ các bộ phận, cá nhân liên quan.

– Xác định rõ chức năng – nhiệm vụ của các bộ phận

Khi xây dựng nên một hệ thống chỉ số KPI cần phải xác định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận, phòng ban, dự án,…

– Xác định rõ vị trí chức danh, nhiệm vụ của từng cá nhân

Cần mô tả rõ ràng công việc của từng cá nhân. Nêu rõ trách nhiệm của từng chức danh một cách rõ ràng cụ thể.

– Xác định chỉ số hiệu suất KPI

Chỉ số của nhóm bộ phận: Xây dựng dựa trên cơ sở của chức năng, nhiệm vụ của từng nhóm, bộ phận.

Chỉ số các nhân: Được xây dựng dựa trên các KPI cá nhân theo đúng yêu cầu về tiêu chí SMART.

Xây dựng kỳ đánh giá từng chỉ tiêu cụ thể.

– Xác định rõ ràng khung điểm cho kết quả

Mỗi chỉ số sẽ có mức độ điểm khác nhau, phụ thuộc vào mức độ hoàn thành công việc được đề ra.

6. Làm sao để tạo ra các KPI phù hợp nhất

Rõ ràng: KPI phải được xác định và định nghĩa một cách rõ ràng. KPI không rõ ràng là yếu tố lớn nhất trong việc tạo ra các KPI vô giá trị và không có đóng góp gì trong việc cải thiện hiệu quả kinh doanh.

Đo lường được: Cần phải có khả năng đo lường và đánh giá được bằng số liệu, báo cáo. Một KPI không thể đo lường được hay không có chuẩn mực để đánh giá thì cũng như không có KPI.

Giao phó được, làm được: KPI này có thể giao cho người chịu trách nhiệm và thực hiện được. Nếu không thể tìm được nhân viên nào để KPI đó hay KPI đó không có khả năng thực hiện được thì xem xét lại KPI đó.

Thực tế: KPI cần phải mang tính thực tế. Bạn không thể đặt KPI cho nhân viên mà quá khả năng của họ hay dựa vào niềm tin của bạn.

Trong một mốc thời gian nhất định: Cần phải có mốc thời gian nhất định để xác định khi nào công việc hoàn thành để đánh giá mức độ hoàn thành. Từ đó người nhận KPI sẽ có trách nhiệm hơn trong việc hoàn thành KPI đúng thời gian.

Bài viết đã làm sáng tỏ các thắc mắc KPI là gì rồi. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!