Sự thật về Các chiến lược sao lưu dữ liệu

Dường như không phải ai cũng thích sao lưu, tuynhiên đôi lúc nó sẽ là bùa hộ mệnh của bạn. Giả sử rơi vào tình huốngsau: Ở quán cà phê, tên trộm đã đánh cắp máy tính xách tay (laptop) củabạn, trong đó có chứa tài liệu quan trọng mà bạn cần sử dụng gấp và tàiliệu này đã vừa được chỉnh sửa ngày hôm qua. Mọi việc sẽ trở nên đơngiản, nếu như bạn có một bản sao lưu ổ cứng mới cập nhật.

Dưới đây là bảy chiến lược thiết thực về sao lưu:dùng ổ USB lưu trữ, sao lưu qua Internet hoặc mạng nội bộ, sao lưuWindows hoặc giữ các tập tin đa phương tiện có dung lượng lớn như bàihát và các đoạn phim.

Dữ liệu cần sao lưu

Ổ đĩa cứng có thể chứa đến hàng trăm ngàn tập tin.Trong số đó, có nhiều tập tin cần phải sao lưu mỗi ngày, định kỳ hoặcnhững tập tin tạm thời (temp), hiberfil.sys mà bạn không cần quan tâmlắm. Hãy xem việc phân loại từng dữ liệu

Tài liệu thường dùng: Nên sao lưutập tin văn bản, bảng tính hoặc tài liệu tương tự mỗi ngày. Bất cứchương trình sao lưu căn bản nào đều thực hiện nhờ vào sao lưu tăngtiến (incremental backup), trong đó chương trình chỉ sao chép những tậptin có sự thay đổi so với phiên bản sao lưu gần nhất. Với những chươngtrình sao lưu chuyên nghiệp hơn cũng có thể lưu giữ các phiên bản khácnhau trên cùng một tập tin và tùy chọn phiên bản nào muốn phục hồi.

Tài liệu gần đây: Nếu chương trìnhsao lưu thực hiện cách thức sao lưu tăng tiến, bạn không phải lo lắngvề tài liệu của mình. Nhưng khi thường xuyên làm việc với những tập tintrên máy tính của người khác, bạn nên mang một bản sao của chúng trongổ flash hoặc lưu một bản sao trên trực tuyến.

Dữ liệu ứng dụng: Các ứng dụng tạovà duy trì những tập tin dữ liệu như thông điệp email, các trình duyệtưa thích, lịch trình thời khóa biểu và danh bạ liên lạc đòi hỏi phảisao lưu hàng ngày. Hầu hết các chương trình này được lưu trong thư mụcẩn của người dùng (Trong XP, C:Documents and SettingstênbạnApplication Data; trong Vista, C:Userstên bạnAppData). Cũngtrong XP, Microsoft lưu dữ liệu của Outlook và Outlook Express trongC:Documents and Settingstên bạnLocal SettingsApplication Data).Thật may, các chương trình sao lưu hàng ngày dành cho người sử dụngkhông chuyên sẽ biết được nơi lưu trữ dữ liệu trong Outlook.

Đa phương tiện: Nếu nơi sao lưu vừađủ chỗ và nhanh, bạn có thể sao lưu các tập tin hình ảnh, nhạc, phimhàng ngày. Nhưng nếu các tập tin có dung lượng quá lớn, bạn phải cóchiến lược sao lưu riêng biệt.

Dữ liệu mang tính kỷ niệm: Nhữngtập tin bạn luôn muốn giữ mãi mãi, đó là ảnh của gia đình, tấm thiệpdành cho ngày kỷ niệm đặc biệt… thì cần được sao lưu và bảo quản thậtkỹ.

Hệ thống: Bạn có thể cài đặt lạiWindows và các ứng dụng nếu có đĩa gốc hoặc tải chương trình từInternet. Một khi Windows bị lỗi hoặc ổ đĩa cứng hư, bạn sẽ phải dùngđến giải pháp phục hồi hệ thống (disaster recovery backup) mà bạn đãtạo vài lần trong mỗi năm để giúp hệ thống chạy trơn tru mà không cầntốn sức.

Bạn có thể tách riêng và lưu các kiểu dữ liệu khácnhau trên nhiều ổ cứng hoặc các phân vùng khác (xemfind.pcworld.com/63512 và find.pcworld.com/63513). Tuy nhiên quy trìnhtiến hành cách thức nói trên không hề đơn giản, và các chiến lược sẽgiới thiệu dưới đây không đòi hỏi bạn phải thực hiện việc tách riêng.

Chiến lược 1: Sao lưu tự động

Thích hợp: các loại tài liệu (gồm tài liệu gần đây), dữ liệu ứng dụng, tập tin đa phương tiện và hệ thống.

Tần suất: hàng ngày

Tính năng phục hồi: phục hồi theo phiên bản và phục hồi toàn bộ hệ thống

Tự động lưu trữ dữ liệu nơi khác (off-site): Không.

Bạn mua một ổ USB, cắm nó vào máy tính và bắt đầusao lưu. Bạn không cần cài đặt phần mềm trên ổ cứng và thiết lập cấuhình sao lưu hoặc thậm chí không cần kích hoạt chương trình. USB sẽ saolưu hoàn toàn tự động và tự nhận ra dữ liệu nào cần sao lưu hoặc khôngcần. Ổ USB là phương thức sao lưu mới nhất và được xem là phương tiệnsao lưu dễ sử dụng nhất. Tuy nhiên, phương thức cắm và sao lưu cũng gặpvài sự cố. Ví dụ, dù ổ Seagate Replica được giới thiệu có thể sao lưutất cả các phân vùng trên một ổ cứng nhưng trong thử nghiệm của PCWorld tính năng này không làm việc. Còn các ổ sao lưu tự động khác lạicó những mặt hạn chế nghiêm trọng. Ví dụ, dòng ổ di động Ultra Backupcủa SanDisk đã trang bị nút sao lưu và chương trình sao lưu dữ liệu khátốt, có thể sao lưu và phục hồi dữ liệu (không sao lưu được Windows),xem thêm find.pcworld.com/63511. Tuy nhiên, xét về mặt giá bán, thiếtbị này dường như có dung lượng chưa tương xứng với số tiền mà ngườidùng bỏ ra, ổ USB Ultra Backup 64GB của SanDisk có giá 160 USD (2,8triệu đồng) cũng bằng số tiền phải trả cho ổ Simple Save 500GB của HP,và xấp xỉ đắt hơn 20USD (356 nghìn đồng) so với khoản tiền chi ra đểtậu ổ cứng sao lưu di động Clickfree 320GB (find.pcworld.com/63514).Một khuyết điểm của Clickfree là phần mềm không thể sao lưu theo phiênbản – một thiếu sót nghiêm trọng.

Qua thực tế thử nghiệm, PC World đánh giá Rebit(www.rebit.com) là phương tiện sao lưu dễ dàng nhất. Bạn không cần đắnđo việc sao lưu tập tin và thư mục nào. Ngay lần đầu khi bạn cắm ổRebit vào máy tính, mọi thứ trên ổ cứng từ dữ liệu, ứng dụng cho đếnWindows sẽ được tự động sao lưu. Do Rebit sao lưu mọi thứ, nên có thểkhôi phục toàn bộ hệ thống nếu như ổ cứng hư hoặc bị sự cố bằng việckhởi động một đĩa CD đặc biệt (bạn tải tập tin .iso từ trang web củaRebit).

Bên cạnh đó, Rebit có tính năng khôi phục cụ thể mộttập tin. Chỉ nhấn phải chuột vào một tập tin trong Windows Explorer,chọn My Rebit, và chọn phiên bản sao lưu của tập tin muốn phục hồi.Hoặc nhấn đúp chuột vào biểu tượng Rebit trên khay hệ thống để mở RebitBrowser.

Rebit chạy theo thời gian thực tức là sao lưu thườngxuyên. Chương trình sẽ sao lưu tập tin ngay khi có sự thay đổi, điềunày giúp bạn không còn lo lắng đến việc sao lưu. Một điểm lưu ý, việctạo các bản sao lưu liên tục sẽ khiến hệ thống máy tính chậm và nếuthiết bị sao lưu cắm vào máy tính trong 24/7, thì sẽ gặp phải rủi ro vềnguồn điện, phần mềm độc hại hoặc bị trộm dữ liệu. Cũng giống như hệthống chính, thiết bị sao lưu cũng gặp nhiều mối đe dọa từ bên ngoài.May thay, đối với ổ Rebit, bạn không cần phải cắm vào máy tính thườngxuyên. Cần nhớ, chỉ cần cắm mỗi ngày một lần, ổ Rebit tự động sao lưumọi thay đổi so với lần gần nhất mà nó được cắm vào.

Ổ cứng di động và ổ dành cho máy tính để bàn củaRebit có sẵn nhiều dung lượng lưu trữ khác nhau. Công ty đề nghị ngườisử dụng nên mua ổ có dung lượng lớn hơn 25% dung lượng dữ liệu cần saolưu. Đừng nên sắm ổ đĩa quá lớn vì bạn không thể dùng ổ đĩa Rebit chomục đích khác ngoài việc sao lưu, chẳng hạn là mở rộng khả năng lưutrữ.

Các ổ sao lưu đơn giản khác như SimpleSave của HP,cho phép bạn dùng một phần để sao lưu và phần còn lại để lưu trữ thêm,nhưng phần mềm HP không hỗ trợ phục hồi theo phiên bản. Nếu sử dụng ổsao lưu cho nhiều mục đích, có thể phát sinh về tính an toàn dữ liệu vìphải làm nhiều nhiệm vụ. Dữ liệu được lưu trên ổ sao lưu có thể sẽkhông được sao lưu, và những tập tin trên ổ cứng chính được sao lưu nộidung phải chia sẻ không gian với những dữ liệu hiện đang sử dụng, khiếnnguy cơ nhiễm virus tăng cao.

Nếu có sẵn ổ cứng gắn ngoài với dung lượng vừa đủ, bạn có thể mua phần mềm Rebit với giá khoảng 50USD (885 nghìn đồng).

Chiến lược 2: Sao lưu trực tuyến

Thích hợp: các loại tài liệu (gồm tài liệu gần đây) và dữ liệu ứng dụng

Tần suất: hàng ngày

Tính năng phục hồi: phục hồi theo phiên bản nhưng không phục hồi toàn bộ hệ thống

Tự động lưu trữ dữ liệu nơi khác (off-site): Có

Nếu thiết bị sao lưu liên tục kết nối với máy tínhthì cũng có thể chịu nhiều nguy hiểm cũng như chính máy tính. Nhưng nếuhệ thống của bạn ít khi có tốc độ kết nối Internet quá chậm, dịch vụsao lưu trực tuyến sẽ là lựa chọn để thực hiện sao lưu tự động toàn bộvà có thể lưu trữ trên máy chủ cách rất xa máy tính về địa lý. Bạnkhông phải mua phần cứng hoặc cắm bất cứ thứ gì vào máy tính mà chỉ cầncài phần mềm. Từ đây, bạn sẽ truy cập vào dữ liệu của mình từ bất cứmáy tính nào miễn có kết nối Internet. Việc sao lưu trực tuyến Windowsvà các ứng dụng là không thực tế, do đó các dịch vụ trực tuyến khôngcung cấp tùy chọn này.

Tuy hiện có một số dịch vụ sao lưu trực tuyến nhưComodo (find.pcworld.com/63516) và SpiderOak (spideroak.com) nhưng Mozy(mozy.com) là dịch vụ nên chọn vì có tính năng linh hoạt và giá rẻ.Giống như Rebit, bạn nhấn phải chuột vào một tập tin trong WindowsExplorer và phục hồi phiên bản sao lưu của nó mà Mozy hiện có. Dịch vụMozyHome có phí 5USD/tháng cho mỗi máy tính và không bị giới hạn dunglượng. Công ty cũng cung cấp dịch vụ sao lưu dành cho những ngườithường xuyên công tác (mozy.com/pro).

Một điểm hạn chế vốn có của dịch vụ sao lưu trựctuyến trên Internet là tốc độ chậm kinh khủng. Để hoàn tất việc saolưu, bạn có thể mất vài ngày hoặc thậm chí vài tuần (có thể làm việctrong lúc tiến hành sao lưu). Tốc độ tải lên chậm chạp cũng là lý dotại sao Mozy đã “hào phóng” không hạn chế dung lượng lưu trữ.

Nếu bạn cố gắng sao lưu qua Internet đoạn phim códung lượng 500GB thì hãy sớm từ bỏ ý định này. Tóm lại, hãy nên tìm mộttrung gian khác để lưu trữ tập tin dung lượng lớn (xem Chiến lược 4) vàviệc sao lưu trực tuyến chỉ thích hợp để lưu hình ảnh. Cũng lý do tươngtự, bạn không nên sao lưu trực tuyến các tập tin nhạc và phim. Ví dụ,nếu chỉnh sửa một đoạn phim, việc sao lưu mỗi ngày đối với một bộ phimsẽ là quá sức. Một vấn đề khác, liệu bạn có đủ tin tưởng các công tytrực tuyến sẽ lưu trữ dữ liệu trong dài hạn. Bạn có thể tham khảo thêmbài “Bảo vệ dữ liệu lưu trữ trực tuyến”, ID: A0908_10. Ngoài ra, cũngnên xét đến yếu tố giá cả, 5USD/mỗi tháng cho mỗi máy tính dường nhưhợp lý, nhưng nếu nhiều máy tính thì số tiền sẽ tăng lên đáng kể.

Chiến lược 3: Sao lưu toàn bộ mạng gia đình

Thích hợp: các loại tài liệu (gồm tài liệu gần đây), dữ liệu ứng dụng và tập tin đa phương tiện

Tần suất: hàng ngày

Tính năng phục hồi: phục hồi theo phiên bản (mặc định tính năng này sẽ tắt) nhưng không phục hồi toàn bộ hệ thống

Tự động lưu trữ dữ liệu nơi khác (off-site): Không.

Tập thói quen sao lưu cho chính bạn đã khó, huốngchi kêu gọi các thành viên trong gia đình cùng thực hiện là một việccàng khó xảy ra. Vậy tại sao không thiết lập một nơi tập trung sao lưuduy nhất cho mọi người?

Nếu kết nối nhiều máy tính và kết nối Internet quabộ định tuyến (router), bạn nên mua ổ lưu trữ mạng NAS(Network-attached storage) – đây thiết bị chứa một hay nhiều ổ cứng đểcắm vào router thông qua ethernet. Bất cứ ai trong hệ thống mạng nội bộcó đủ quyền, đều được truy cập vào những ổ cứng đó. Bên cạnh việc saolưu với quy mô lớn, ổ NAS còn có khả năng lưu các tập tin hình ảnh,phim và nhạc hoặc cũng có thể truy cập những tập tin này ngay cả khikhông ở trong mạng nội bộ. Nếu bạn lưu các tập tin đa phương tiện trênổ NAS, bạn phải sao lưu chúng (xem Chiến lược 4 và 7). Nhiều ổ NAS làmviệc như một máy chủ in, cho phép máy tính kết nối dễ dàng đến bất kỳmáy in nào trong mạng.

Hầu hết ổ NAS nào cũng kèm phần mềm sao lưu. Mỗi máytính trên mạng nội bộ có thể truy cập tức thời đến một ổ cứng chứa sốlượng lớn dữ liệu. Các ổ cứng luôn ở tình trạng luôn bật và luôn kếtnối, nên việc sao lưu được tiến hành một cách tự động.

Thiết bị Synology DS209j (find.pcworld.com/63530) cóchương trình sao lưu được xem là dễ sử dụng và thích hợp dùng trong giađình. Synology giới thiệu thiết bị DS209j ở dạng kèm ổ cứng hoặc khôngổ cứng. Nếu thiết bị không có ổ cứng (phải tự mua ổ đĩa gắn) có giá215USD (3,8 triệu đồng), còn giá 420USD (7,4 triệu đồng) sẽ được trangbị thêm 2 ổ đĩa dung lượng 500GB được cấu hình theo công nghệ RAID – làgiải pháp phòng hộ cho phép ghi dữ liệu lên nhiều đĩa cứng cùng lúc.Loại DS209j có hai khoang hỗ trợ chuẩn RAID 0 giúp nâng cao hiệu suấttrao đổi dữ liệu giữa 2 ổ đĩa theo phương thức ghi dữ liệu lên cả hai(striping); và hỗ trợ RAID 1 là dạng cho phép bảo toàn dữ liệu bằngcách ghi trên cả 2 ổ giống hệt nhau (mirroring).

Một số thiết bị ổ NAS cao cấp hơn là Seagate BlackArmor NAS 440, Synology DS509 và Western Digital ShareSpace có 4 khoangchứa ổ cứng, là nơi lưu trữ khối lượng lớn dữ liệu tốt hơn và hỗ trợcấu hình RAID 5 để phân bố dữ liệu bắt cặp; nghĩa là nếu một ổ cứng gặptrục trặc thì vẫn có thể khôi phục dữ liệu nhờ vào bản sao được lưutrên những ổ cứng khác.

Việc thiết lập thiết bị cũng khá dễ, nhưng nếu bạn tự mua ổ gắn, nên kiểm tra thông tin trên trang web Synology (find.pcworld.com/63518)để bảo đảm tính tương thích. Khi phần cứng bắt đầu chạy, bạn sẽ dùng CDđể cài đặt thiết bị, sau đó chỉ định những vị trí sao lưu an toàn chotừng người. Bạn phải cài đặt chương trình sao lưu Synology DataReplicator cho từng máy tính. Data Replicator là một trong nhữngchương trình sao lưu dễ sử dụng, đơn giản. Cách tùy chọn sao lưu cũngdễ dùng, phần mềm thực hiện sao lưu bằng cách sao chép dữ liệu nên bạnkhông cần dùng Data Replicator để phục hồi một tập tin, tuy nhiên dùngnó sẽ phục hồi dễ hơn. Lịch trình làm việc cũng dễ thiết lập và khônglàm bạn “lóa” mắt bởi các tùy chọn.

Theo mặc định, Data Replicator chỉ giữ phiên bản mớinhất trên từng tập tin. Hộp thoại Options cho phép bạn kích hoạt tínhnăng lưu theo phiên bản và chỉ số phiên bản cần duy trì. Ổ NAS luôn ởtrạng thái vận hành, nhưng nó ít tốn điện năng hơn so với một chiếc máytính. Công ty Synology cho biết, DS209j sẽ tiêu tốn 36 watts khi hoạtđộng và chỉ 15 watts ở trạng thái nghỉ.